Informativa privacy

1. Chi siamo

NEXVORA è una piattaforma di agenti di intelligenza artificiale per studi professionali e imprese. Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo, perché, con chi li condividiamo e quali diritti hai.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per ogni domanda scrivi a info@nexvora.io.

Due ruoli diversi

• Titolare del trattamento per i dati del tuo account, dei pagamenti e del nostro sito.
• Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per i dati che lo studio o l’azienda carica sulla piattaforma o tratta con gli agenti, per esempio i dati dei suoi clienti. In questo caso il titolare è lo studio o l’azienda: trattiamo i dati secondo le sue istruzioni, date con i Termini di servizio e con l’accordo sul trattamento dei dati che proponiamo a ogni studio.

Se sei cliente di uno studio che usa NEXVORA, i tuoi dati ci arrivano dallo studio. Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima allo studio; ti aiuteremo noi a dare seguito alla richiesta.

2. Quali dati trattiamo

• Account: nome, email, organizzazione, ruolo, preferenze.
• Contenuti: messaggi scambiati con gli agenti, documenti e file caricati, risultati prodotti.
• Pagamenti: piano, crediti, fatture. I dati della carta li tratta Stripe: noi non li vediamo e non li conserviamo.
• Dati tecnici: indirizzo IP, browser, dispositivo, registri di sicurezza e di errore.
• Prova dell’accettazione di Termini e accordi: data, versione accettata, indirizzo IP e browser.
• Integrazioni che attivi tu: WhatsApp (§5) e le altre del §6.

I documenti degli studi possono contenere anche dati particolari, per esempio sanitari, o giudiziari: li trattiamo solo come responsabile, su istruzione dello studio.

I dati dell’account e dei pagamenti sono necessari: senza non possiamo attivare il servizio. Tutto il resto è facoltativo.

3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica

• Fornirti il servizio che hai scelto, compresi gli agenti e le integrazioni: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Fatturazione e obblighi fiscali: obbligo di legge (art. 6.1.c).
• Sicurezza della piattaforma: legittimo interesse (art. 6.1.f) a proteggere la piattaforma e i suoi utenti da accessi abusivi, frodi e uso improprio.
• Comunicazioni sul servizio (manutenzioni, modifiche ai termini): esecuzione del contratto.
• Statistiche del nostro sito e cookie non tecnici: solo con il tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi revocare quando vuoi.

Non vendiamo i dati personali e non li usiamo per pubblicità. Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te (art. 22 GDPR): le risposte degli agenti sono un supporto per il professionista, che le rivede e decide.

4. Gli agenti e l’intelligenza artificiale

• I testi delle conversazioni vengono elaborati da modelli di intelligenza artificiale raggiunti tramite OpenRouter (USA). Per la chat degli agenti professionali usiamo modelli di Anthropic; alcune funzioni di marketing e di analisi dei bilanci usano modelli Google Gemini. Anche la dettatura vocale passa da un modello raggiunto tramite OpenRouter.
• Per gli agenti professionali, cioè Mimì, Ettore e Italo, nomi, codici fiscali, indirizzi e dati simili vengono sostituiti automaticamente da segnaposti prima dell’invio, e rimessi al loro posto solo dentro NEXVORA. È una protezione automatica che riduce molto il rischio, ma non può garantire di riconoscere ogni dato.
• Gli agenti di marketing e creazione di contenuti inviano i testi al modello senza questa sostituzione: non inserirvi dati personali di altre persone.
• I fornitori dei modelli non usano i dati per addestrare i loro modelli. Anthropic li conserva di norma fino a 30 giorni per sicurezza, più a lungo solo se segnalati per abusi o per obblighi di legge. Su OpenRouter la registrazione di richieste e risposte è disattivata.
• La lettura di scansioni e PDF (OCR) avviene con Mistral AI, in Unione Europea.
• La ricerca nei documenti dei progetti avviene sui nostri server, senza inviare i testi a terzi.
• Gli agenti possono sbagliare: le loro risposte sono un supporto al lavoro del professionista, che resta responsabile delle decisioni. Ettore non fornisce consulenza legale.

6. Altre integrazioni (solo se le attivi)

• Google Drive (Italo): lo studio condivide una cartella con l’indirizzo NEXVORA indicato nel pannello; Italo legge solo quella cartella. Per interrompere basta togliere la condivisione.
• Google Calendar: leggiamo gli eventi per aiutarti a gestire gli appuntamenti.
• Google Analytics (del tuo sito): leggiamo le statistiche per preparare report.
• Instagram: leggiamo le informazioni pubbliche del profilo business e le statistiche dei contenuti (dati aggregati). Non leggiamo messaggi privati e non pubblichiamo nulla senza la tua autorizzazione.
• LinkedIn: pubblichiamo i contenuti che approvi.
• Email e PEC: se colleghi la tua casella, leggiamo e inviamo i messaggi che chiedi agli agenti di gestire.

Instagram, LinkedIn e Google Analytics si scollegano dalle impostazioni della piattaforma: il nostro accesso termina e cancelliamo i token. Per le altre integrazioni scrivici a info@nexvora.io.

7. Fornitori e trasferimenti fuori dall’UE

Ci affidiamo a questi fornitori, con contratti che li obbligano alla riservatezza e alla sicurezza. Alcuni (Stripe, Meta, Google, LinkedIn) trattano una parte dei dati anche come titolari autonomi, secondo le proprie informative.

Quando i dati vanno fuori dall’Unione Europea li proteggiamo con il Data Privacy Framework UE-USA, se il fornitore è certificato, oppure con le clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Per OpenRouter e Anthropic, che non sono certificati, abbiamo svolto una valutazione del trasferimento. Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a info@nexvora.io.

8. Per quanto tempo li conserviamo

• Account e contenuti: finché l’account è attivo. Dopo la chiusura dell’account, o su richiesta, li cancelliamo entro 30 giorni. Le copie di sicurezza vengono sovrascritte nei cicli successivi del fornitore di hosting.
• Prova dell’accettazione di Termini e accordi: per tutta la durata del contratto e nei 10 anni successivi.
• Fatture e dati fiscali: 10 anni, come chiede la legge.
• Registri tecnici e di sicurezza: per il periodo di conservazione dei registri del fornitore di hosting.
• Presso i fornitori dei modelli di intelligenza artificiale: come descritto al §4.
• WhatsApp: come descritto al §5.

9. Sicurezza

• Connessioni cifrate (TLS).
• Credenziali delle integrazioni conservate cifrate.
• Accesso ai dati limitato alle persone autorizzate.
• Separazione dei dati tra organizzazioni diverse.
• Procedura per la gestione delle violazioni dei dati, con avviso agli studi entro i tempi previsti dall’accordo.

10. I tuoi diritti

Secondo il GDPR puoi chiedere:

• accesso ai tuoi dati e una copia;
• correzione dei dati inesatti;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità, in un formato strutturato;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, senza effetti sui trattamenti già fatti.

Scrivi a info@nexvora.io o alla PEC maurocostantino197@pec.it. Rispondiamo entro un mese; nei casi complessi il termine può essere prorogato di altri due mesi, e in quel caso te lo diciamo. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Cookie

Il sito usa cookie tecnici, necessari al funzionamento, e, solo con il tuo consenso, cookie statistici (Google Analytics). Il consenso è gestito da iubenda e puoi cambiarlo quando vuoi. I dettagli sono nella cookie policy.

12. Minori

NEXVORA è un servizio per professionisti e imprese e non è destinato a persone sotto i 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori come utenti della piattaforma.

13. Modifiche

Se cambiamo questa informativa in modo rilevante, te lo diciamo via email o con un avviso sulla piattaforma. La data in cima indica l’ultima versione.

English summary

NEXVORA di Mauro Costantino (Italy, VAT IT03482940735, info@nexvora.io) runs an AI agent platform for professional firms. We act as data controller for account, billing and website data, and as data processor (Art. 28 GDPR) for the data that client firms upload or process with our agents.

WhatsApp. Our agent Italo uses the WhatsApp Business Platform (Meta).

• Today it chats with a client firm’s staff on NEXVORA’s WhatsApp number.
• Once a firm connects its own WhatsApp Business number, Italo will send service messages on the firm’s behalf, such as policy renewal reminders, only to contacts the firm marks as having opted in.
• Data we process: phone numbers, profile names, message content, attachments and delivery status. For connected firms we also process the WhatsApp Business Account and phone number IDs, business profile, message templates, access token (stored encrypted) and webhook events.
• Use: only to provide this service, never for advertising. Message text is processed by an AI model (Anthropic, via OpenRouter, USA, under SCCs) after personal data has been automatically replaced with placeholders.
• Retention: messages stay in the firm’s Italo history while the firm uses the service. A deleted contact’s details are erased at once, and its reminder history after 6 months. When a firm disconnects its number, we delete the access token.
• Deletion: anyone can ask us to delete their data at info@nexvora.io. We act within 30 days (see section 14). Firms can also revoke our access from Meta Business Suite.

Our processors are listed in section 7.